EXTRAVÍO DE LA FACTURA, NOTAS DE CRÉDITO O NOTAS DE DÉBITOS POR PARTE DEL RECEPTOR (CLIENTE) DE BIENES Y SERVICIOS

Por:      Gustavo A. Zambrano M.
            tavozam@gmail.com

Ocurre con relativa frecuencia, que los contribuyentes del impuesto sobre la renta (ISLR) y del impuesto al valor agregado (IVA) por la dinámica que comporta las relaciones comerciales entre los proveedores-clientes, las personas y unidades que intervienen en el flujo de la documentación que respaldan las diferentes operaciones por ellos realizadas, se produzca la pérdida o extravío total o parcial de la documentación que ampara las operaciones efectuadas, originando naturalmente, preocupación para demostrar fiscalmente las erogaciones cometidas por el comprador o receptor de los servicios, aunado a las vicisitudes que pudiera generarse mercantilmente para los casos de garantías, devoluciones o reclamos posteriores a su recepción.

Nos señala la ley de ISLR, que los costos deducibles a los fines de la determinación de la renta bruta, será el que conste en la factura legalmente emitida por el vendedor. Por otra parte señala dicha Ley, que sólo se aceptarán facturas o documentos fiscales como prueba de haberse efectuado el desembolso, cuando aparezca en ellos el número de Registro de Información Fiscal del emisor y sean emitidos de acuerdo a la normativa sobre facturación establecida por el SENIAT.

También, la Ley y el reglamento del IVA establece que el monto del débito fiscal deberá ser trasladado por los contribuyentes ordinarios a quienes funjan como adquirentes de los bienes vendidos o receptores o beneficiarios de los servicios prestados, quienes están obligados a soportarlos. Para ello, deberá indicarse el débito fiscal en la factura emitido por el contribuyente vendedor separadamente del precio o contraprestación. El débito fiscal facturado constituirá un crédito fiscal para el adquirente de los bienes o receptor de los servicios. Asimismo, indica que el único ejemplar de la factura que da derecho al crédito fiscal deducible de los débitos, es el original de dicho documento.

Con toda razón, al momento de extraviarse la factura o los documentos fiscales que modifican elementos cuantitativos de la factura originalmente emitida, como lo son las notas de crédito o débitos, los contribuyentes adquirentes de los bienes o receptor de los servicios se colman de impaciencia al no poder aprovechar las deducciones de los gastos o costos, obligándolos a conciliarlos para determinar su renta fiscal; igual situación ocurre para el IVA al no poder descontar de sus débitos fiscales el crédito soportado en la compra de los bienes o servicios que fueron reflejados en una factura que no posee por haberse extraviado o perdido, en muchos casos involuntariamente o por fuerza mayor.

Esta realidad descrita, obligó a muchos contribuyentes formular cantidades de consultas al SENIAT explicando cada uno de ellos, sus casos particulares y obligando a la Administración a sugerir algunas salidas, ya que no existía una disposición legal o sublegal que resolviera dicha problemática.

Con la entrada en vigencia el 01 de febrero de 2008, de la Providencia Administrativa Nº 0591, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.759 de fecha 31 de agosto de 2007, se pone fin a esta preocupación y se soluciona fiscalmente las pérdidas involuntarias de estos documentos tributarios, manteniendo legítimamente los contribuyentes, su derecho a la deducción de los costos y gastos en materia de ISLR y del crédito fiscal en materia del IVA.

El artículo 38 del mencionado instrumento señaló:

En los casos en que la pérdida de la factura, nota de débito o nota de crédito, obedezca a circunstancias no imputables al contribuyente receptor, tendrán el mismo valor probatorio que los originales, las certificaciones de las copias que, bajo fe de juramento, emitan los proveedores de los bienes y servicios.

El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia, podrá establecer el cumplimiento de determinados deberes y formalidades para la emisión de las referidas certificaciones.

La emisión de las certificaciones a las que hace referencia este artículo no menoscaba el ejercicio de las facultades de verificación, fiscalización y determinación de la Administración Tributaria.”

Como podemos apreciar de la letra de la norma transcrita, en caso de extravío de la factura o cualquier documento fiscal original, podrá ser suplida por una copia debidamente certificada bajo fe de juramento por el contribuyente emisor de las mismas. Esta copia certificada fingirá como documento original a los fines tributarios, teniendo en consecuencia, la fuerza probatoria como si se tratara del documento original.

Esta norma, se mantiene vigente con la misma redacción originalmente concebida, en la Providencia Administrativa Nº 0071 publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.795 de fecha 08 de noviembre de 2011, en su artículo 43.

De acuerdo a la Providencia, el contribuyente comprador o receptor del servicio que extravió o perdió la factura original o las notas de crédito o débito, deberá dirigirse por escrito a su proveedor de bienes o prestador de servicio solicitándole la certificación de las facturas o notas extraviadas conforme lo señala el artículo 43 de la Providencia 0071. Es importante resaltar, que esta solicitud debe materializarse por escrito, debido a que el proveedor debe respaldar esa certificación con la solicitud del cliente, ya que la norma exige, que será procedente dicha certificación cuando se pierde la factura o documento fiscal por causa no imputable al comprador o receptor del servicio, es decir, el proveedor debe evaluar las circunstancias expuestas por el cliente en su escrito que lo convenza a determinar, que no se perdió el documento por causa imputable al comprador.

Es por ello, que el comprador o receptor debe motivar suficientemente los hechos que originaron el extravío de los documentos originales y que esos hechos narrados no ocurran con la anuencia del contribuyente solicitante, de esta manera se garantizan ambos (proveedor-cliente) del cumplimiento de la norma contenida en el artículo 43 eisdem.

Otro elemento importante en esta certificación, lo constituye que debe realizarse “bajo fe de juramento”, esto significa, que el proveedor está comprometiendo su responsabilidad civil, fiscal y penalmente al certificar las copias de la factura original por él emitida. No se trata de cualquier certificación, la norma exige que declare esa certificación bajo fe de juramento, es decir, si realiza una certificación bajo fe de juramento sobre algo inexistente o que no corresponde a la realidad del documento original, podrá ser juzgado y sancionado inclusive, penalmente.

Debe exigir el comprador o receptor de bienes y servicios que solicita la certificación, que la misma se haga bajo fe de juramento, de lo contrario, no tendrá la fuerza probatoria del documento original, y estará comprometido el gasto o crédito fiscal deducido.

Hasta la fecha, no existe una leyenda o solemnidades, así como tampoco requisitos que debe contener esta certificación, solo existe la posibilidad que el SENIAT emita una providencia que la establezca, la única exigencia es que sea bajo fe de juramento.

Otra de las exigencia que debe cuidar el solicitante, es que contenga la certificación la rúbrica o firma de un gerente, administrador o representante que de acuerdo a las funciones que desempeña en la empresa puedan emitir esas certificaciones. También debe vigilar que contenga el sello del proveedor para de esta manera garantizar la identidad del certificador.

    

Comentarios

  1. Excelente Gustavo! Gracias por tu valioso aporte a la comunidad. Cordial saludo!

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  2. Estimado Sr gustavo excelente su explicación me ayudo mucho gracias por su aporte

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  3. Buenas Tardes. Excelente explicación. Y que se debe hacer en caso de que a la empresa que emite la factura le realicen un robo, atraco o hurto antes de realizar el despacho de la mercancia facturada y por el hecho antes mencionado se extravien las facturas? De antemano gracias por la respuesta.

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  4. Hola buen dia, muchas gracias por la información, aún esta providencia está vigente? Gracias por la respuesta Sr. Gustavo

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  5. Buenos dias Sr Gustavo! actualmente tengo una duda respecto a dichas certificaciones, ya que poseo impresoras fiscales y en algunos casos que se nos han extraviado las facturas originales que me soportan las notas de credito, eh sustentado la notas de credito con la copia de la factura que me genera la misma impresora, (ojo no la copia que queda en el rollo sino la copia que yo genero en el sistema de la factura afectada) colocandole nuestro sello y mi firma!!! dicha accion es valedera? agradeceria su respuesta, feliz dia!!!

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  6. Hola tengo un poblema y es el siguiente, sucede que le facturé a un Ministerio y ahora no me van a pagar y desean anular la factura, pero perdieron la original, entonces que debo hacer, será generarles una nota de crédito?

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    1. Buenas me gustaría saber cómo resolvió eso, estoy pasando por algo parecido y no se que hacer, gracias

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  7. Buenas tardes como hago si el chofer extravió la factura original y ya había despachado al cliente con una copia, pero el cliente no quiere que le haga certificación, la factura es de hoy 02 de julio.??

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  8. HOLA BUENOS DIAS... SERIA TAN AMABLE DE INFORMAMRME LOS PASOS A SEGUIR CUANDO SE EXTRAVIAN LOS 2 ULTIMOS TALONARIOS ....

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  9. Buen día perdí los reportes X y Y de un día q debo hacer ? Gracias

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  10. Buen día perdí los reportes X y Y de un día q debo hacer ? Gracias

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  11. Buen día, mi caso es el siguiente: la empresa ha pasado por varios socios a través de compra-venta, nuestras facturaciones por lo general son por maquina fiscal, sin embargo había un talonario para efectos de contingencia, pocas fueron emitidas y el resto se extraviaron,en tal caso que debo hacer?

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    1. Hacer una notificacion al Seniat donde expone el extravio del talonario.

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  12. La Nota a colocar en la factura que se certifica como Original.

    Certificación:
    Bajo FE de juramento Declaro que esta Copia Certificada fingirá como Documento Original a los Fines Tributarios.

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  13. Buen día me robaron una factura, ¿debo publicar en prensa?... ¿Cual es la base legal?

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  14. mi pregunta es que se debe hacer cuando se extravía la copia cliente de factura y la operación esta hecha sin embargo queda el triplicado?pero la factura tiene error de sumas y de total importe,gracias

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  15. mi pregunta es que se debe hacer cuando se extravía la copia cliente de factura y la operación esta hecha sin embargo queda el triplicado?pero la factura tiene error de sumas y de total importe,gracias

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  16. Buenas tardes me gustaría me ayudaran con mi inconveniente por error de la imprenta en los factureros tuve que anular 40 facturas en el libro de compra en el mes de mayo, cuando termino el facturero y tomo el nuevo me doy cuenta que las facturas anuladas estaban allí pero como bien les dije ya las misma fueron anuladas, que debo hacer en este caso?

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  17. Buen día.. estoy pasando por lo siguiente, se recibieron dos facturas en meses distintos y las mismas se cancelaron, más sin embargo el proveedor dice que esas facturas fueron anuladas por parte de ellos, como puedo proceder en este caso, si ya se pago y se declararon???

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  18. Buenos dias una consaulta, el vendedor me emitio una factura en donde el unico error fue que coloco otro tipo de mercancia en la descripcion del bien adquirido hace 4 meses, en las cifras no varia el precio de la mercancia, es valido tan solo una carta explicativa del vendedor solo por lo que respecta al error de descripcion de la mercancia facturada?

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  19. Buenos dias una consaulta, el vendedor me emitio una factura en donde el unico error fue que coloco otro tipo de mercancia en la descripcion del bien adquirido hace 4 meses, en las cifras no varia el precio de la mercancia, es valido tan solo una carta explicativa del vendedor solo por lo que respecta al error de descripcion de la mercancia facturada?

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  20. Al día de hoy martes 4 de junio de 2019 el SENIAT aún no ha emitido la dichosa providencia normativa, seguirá siendo así, una certificación bajo fe de juramento (papel, sello, firma, fotocopia) pero la LEY SOBRE MENSAJES DE DATOS Y FIRMAS ELECTRÓNICAS (13 de diciembre de 2000 Gaceta Oficial Nº 37.076) debería ser la adecuada para estas situaciones; sin contar que algún día el SENIAT apruebe la famosa factura electrónica (que deberá tocar obligatoriamente dicha ley de diciembre de 2000).

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